Hoy quiero compartirte una perspectiva sobre la planificación que transforma completamente nuestra forma de organizarnos.
Durante mucho tiempo, la mayoría hemos visto la planificación como una simple herramienta de organización:
Una lista de tareas, un calendario lleno de compromisos y recordatorios en diferentes lugares.
La realidad es más profunda. La planificación efectiva funciona como un diálogo continuo con nosotros mismos.
Cada semana nos revela información sobre nuestros patrones de productividad, nuestros momentos de mayor energía y qué evita que las cosas salgan según lo planeado.
Esta información es esencial para construir un sistema más refinado y personalizado, que realmente funcione para nosotros.
Sin embargo, solo le podremos sacar provecho si es que abordamos la realidad desde la perspectiva adecuada.
Para ello, permíteme compartirte algunos de los principios fundamentales que he identificado en este proceso:
1. La planificación es un proceso de descubrimiento
El primer principio es entender la planificación como un proceso de descubrimiento constante.
Cada semana es una oportunidad para entender mejor nuestros patrones y capacidades.
A través de la observación constante, descubrimos cuándo somos más efectivos, qué condiciones necesitamos para concentrarnos mejor, y qué factores impactan nuestro desempeño.
Este proceso nos permite mejorar continuamente nuestra comprensión del tiempo y recursos necesarios para diferentes actividades.
Por ejemplo, podemos descubrir que las tareas creativas fluyen mejor en la mañana, mientras que las tareas administrativas son más eficientes en la tarde.
O que necesitamos más tiempo del esperado para transiciones entre actividades importantes.
2. La vida se trata de probabilidades
El segundo principio es reconocer que todo en la vida funciona en términos de probabilidades. Nuestras acciones pueden aumentar o disminuir la probabilidad de resultados deseados.
Por ejemplo, cuando planificamos conscientemente una presentación importante, aumentamos significativamente las probabilidades de éxito.
Tomar acción, aunque no garantice el éxito, siempre reduce la probabilidad de fracaso y nos da una oportunidad que no existiría si no lo intentáramos.
Este enfoque probabilístico nos ayuda a mantener una actitud proactiva mientras mantenemos expectativas realistas.
Nos permite ser optimistas sobre nuestras posibilidades de éxito sin caer en la frustración cuando las cosas no salen exactamente como esperábamos.
3. La frustración es una segunda oportunidad
El tercer principio transformador es nuestra relación con la frustración. Y es que la frustración puede ser una de nuestras mejores herramientas de aprendizaje.
Cuando un plan no se desarrolla como esperábamos, no estamos ante un fracaso – estamos ante una señal clara de que existe una nueva oportunidad para intentarlo de manera diferente.
La frustración marca el inicio de algo nuevo, no el final de algo. Cada experiencia que no sale según lo planeado nos proporciona información valiosa para nuestro siguiente intento.
Por ejemplo, si constantemente nos frustramos por no completar todas las tareas programadas en una mañana, esto podría indicarnos que necesitamos ser más realistas en nuestras estimaciones de tiempo.
O, de pronto que debemos considerar factores como las interrupciones frecuentes en ese horario.
Ahora, ¿cómo llevamos esto a la práctica? Para responder esta pregunta, revisemos el proceso de planificación semanal,
Proceso de planificación semanal
Todo comienza con dedicar un tiempo específico a la planificación semanal. En mi experiencia, 1-2 horas podría ser un buen comienzo
Puede parecer mucho tiempo, pero consideren esto:
Por cada 10 minutos que invertimos en planificar bien, estamos optimizando aproximadamente 2 horas de nuestro tiempo de ejecución.
Es una de las inversiones más efectivas que podemos hacer.
Paso 1: Revisión de compromisos existentes
Durante este tiempo de planificación, el primer paso es hacer un mapeo preciso de nuestros compromisos existentes.
Y cuando digo preciso, me refiero a incluir todo: desde el traslado para las reuniones de trabajo hasta el tiempo que necesitamos desayunar.
Cuando consideramos estas actividades, asumimos que contamos con más tiempo disponible del que realmente tenemos.
Al hacerlo, construimos un plan sobre una base que no es realista, por lo que conforme avanzan los días nos encontramos con cada vez más imprevistos.
Paso 2: Identificación de resistencias
Teniendo mayor claridad sobre nuestro tiempo, podemos identificar qué actividades adicionales podemos añadir.
A partir de ahí, es importante tomar una postura positiva sobre nuestra capacidad para ejecutar las tareas y lograr el objetivo.
Sin embargo, es – con frecuencia – aún más importante identificar las resistencias y barreras.
Por cada actividad planificada, es necesario preguntarnos:
¿Qué podría impedir que realice esta actividad? ¿Necesito algún recurso especial? ¿Hay factores emocionales que podrían afectar mi desempeño?
Esta previsión nos permite prepararnos mejor para los obstáculos potenciales.
Paso 3: Estimación realista del tiempo
La estimación del tiempo es uno de los aspectos más desafiantes de la planificación efectiva.
Cuando planificamos una tarea, necesitamos considerar elementos que solemos pasar por alto:
El tiempo de preparación (reunir materiales, revisar información)
El tiempo de cierre (documentación, seguimiento)
Y las inevitables interrupciones de nuestro día (llamadas, consultas, imprevistos).
Al sumar estos elementos, obtenemos una visión más realista del tiempo que realmente necesitamos para completar nuestras tareas con calidad.
Paso 4: Elevar la probabilidad de ejecución
Pero una planificación efectiva va más allá del tiempo.
Requiere asegurarnos de tener los recursos necesarios y reconocer factores emocionales que podrían afectar nuestra ejecución.
Por esa razón, para cada barrera identificada, debemos desarrollar estrategias específicas de mitigación, aumentando significativamente nuestra probabilidad de éxito.
Esta preparación consciente nos permite mantener la calidad de nuestro trabajo sin sacrificar nuestro bienestar.
Paso 5: Calendarización efectiva
El manejo del calendario merece especial atención. Y es que no se trata solo marcar eventos – es crear un sistema visual que nos ayude a navegar nuestro día.
Puedes probar usando diferentes colores para distintos tipos de actividades, incluir notas relevantes directamente en las entradas, y lo más importante:
Actualizar el calendario para reflejar lo que realmente ocurrió, no solo lo que queríamos que pase.
Esto nos ayudará en la siguiente planificación, cuando analicemos cómo nos fue, qué salió bien, y qué podemos mejorar.
Paso 6: Manejo de nuevas rutinas
Un punto adicional importante es la diferencia entre manejar nuevos hábitos y rutinas establecidas.
Para los hábitos que ya son parte de nuestra rutina, podemos ser más automáticos en su programación.
Pero con los nuevos hábitos, necesitamos un enfoque más cuidadoso y aceptar que es probable que su ejecución podría ser más inestable al comienzo.
Es similar a cualquier nuevo aprendizaje – al principio necesitas pensar conscientemente en cada paso, pero con el tiempo se vuelve natural.
Paso 7: Reflexión y ajuste
La flexibilidad en la ejecución es fundamental. De ahí que debes recordar que:
Los cambios en el plan no son señales de fracaso – son ajustes necesarios que responden a la realidad dinámica de nuestras vidas.
Lo importante es hacer estos cambios conscientemente, no por defecto.
Por eso es que cada cuatro a seis semanas, es necesario hacer una pausa más estratégica para evaluar todo el sistema.
¿Qué está funcionando especialmente bien? ¿Qué patrones nuevos han emergido? ¿Cómo ha mejorado nuestra capacidad para estimar tiempos?
Esta revisión periódica es esencial – nos ayuda a mantenernos en el camino correcto mientras nos adaptamos a las circunstancias cambiantes.
Y recuerda:
El objetivo no es lograr una planificación perfecta. Es desarrollar un sistema que nos ayude a vivir una vida más intencional y productiva.
La perfección es imposible, pero la mejora continua siempre está a nuestro alcance.